4.3. Control Phase

4.3  Control Phase

Tahap pengendalian produksi atau control phase ini secara garis besarnya terdapat dari dua modul kontrol yaitu progress reporting / laporan kemajuan dan tindakan perbaikan / corrective action.
    1.   PROGRESS REPORTING

Dalam progress reporting, data terkait pekerjaan dikumpulkan. Juga, hal ini juga membantu untuk membuat perbandingan kinerja pada saat itu. Dataidata yang terkait dengan : material reject, variasi proses, breakdown mesin, efisiensi operator, ketidakhadiran operator, umur tools, dll, dikumpulkan dan dianalisis untuk tujuan pelaporan kemajuan. Data ini digunakan untuk melakukan analisis varians, yang akan membantu kita untuk mengidentifikasi daerah-daerah kritis yang layak mendapatkan perhatian segera untuk tindakan korektif.

    2.   CORRECTIVE ACTION

Tugas yang terutama di bawah tindakan korektif adalah membuat suatu ketentuan sebagai antisipasi terhadap hal-hal yang tak terduga.
Contoh tindakan korektif : membuat jadwal yang fleksibel, modifikasi jadwal, modifikasi kapasitas, membuat keputusan, mempercepat pekerjaan, pre-planning, dan sebagainya.

Karena alasan tak terduga seperti, breakdown mesin, absensi tenaga kerja, reject terlalu banyak karena kualitas jelek dll, hal itu tidak memungkinkan untuk mewujudkan jadwal sesuai rencana.
Dalam kondisi seperti itu, lebih baik untuk me-reschedule seluruh produk sehingga kita mendapatkan gambaran yang jelas tentang situasi demi kesinambungan produksi lebih lanjut.
Dalam situasi seperti itu, maka pilihan-pilihan dalam correction action harus dikaji ulang untuk memilih tindakan yang tepat.
Pemercepatan berarti mengambil tindakan jika progress reporting menunjukkan penyimpangan dari target semula yang ditetapkan.
Pre-planning yang menyeluruh menjadi penting sekali dalam mengambil corrective action untuk mengarahkan kembali rencana yang menyimpang ke alur yang benar.

4.2. Action Phase

4.2 Action Phase

Dalam tahapan ini, sebagian aktivitas dominan adalah dispatching. Dispatching adalah pengeluaran perintah pengerjaan (job order/worksheet) secara aktual kepada para operator, untuk memulai proses produksi. Tahap ini merupakan merupakan fase transisi dari tahap planning ke tahap pelaksanaan produksi. Pekerjaan yang termasuk dispatching adalah job order, store order, tool order, inspection order dll. 

     -   Work order atau job order atau worksheet

Nomor job order/worksheet adalah nomor kunci yang menjadi referensi dalam laporan, bon barang dsb. Job order adalah perintah kepada shop floor atau semua bagian yang terkait langsung dengan produksi  untuk memulai produksi.

     -   Store order / bon barang

Bon Barang merupakan intruksi kepada gudang agar mengeluarkan material secara berurutan sesuai spesifikasi produk, yang akan digunakan untuk membuat suatu produk tertentu.

     -   Tool order / bon alat

Bon alat adalah intruksi kepada tool room untuk mengeluarkan tool yang diperlukan untuk proses produksi sesuai dengan spesifikasi produknya.

    -   Time ticket / laporan kerja atau laporan harian

Tiket waktu hanyalah sebuah kartu yang dirancang untuk mencatat waktu aktual diambil pada berbagai proses.

Data ini dipakai sebagai pembanding biaya antara perencanaan dalam active planning dibandingkan dengan actual-nya dalam action phase. Perbandingan ini berguna untuk melakukan analisis varians serta membantu untuk melakukan kontrol biaya, sehingga bisa diperoleh estimasi yang tepat untuk pekerjaan yang sama di masa depan.

     -   Inspection order

Umumnya, urutan proses akan berisi beberapa testing dan inspeksi. Jadi, ini harus diinstruksikan untuk bagian inspeksi agar melakukan testing dan inspeksi tepat pada waktunya testing dan inspeksi. Supaya jumlah pengerjaan ulang / rework diminimalkan. 

     -   Move Order

Pembuatan produk melibatkan bahan baku dan subassemblies yang bergerak mengalir dalam main line tertentu. Aliran bahan material ini bisa bekerja berkat adanya sistem material handling yang dirancang dengan baik. Jadi, instruksi yang tepat diberikan kepada fasilitas material handling untuk dalam bentukperintah, yaitu move order untuk perpindahan material utama. Sedangkan perpindahan jarak dekat dan/atau beban ringan dikelola di tingkat shop flor berdasarkan permintaan dari operator.

4.1. Planning Phase of PPC

4.1. Planning Phase of PPC

Membuat Perencanaan Produksi seperti sedang berlatih kecerdasan membuat suatu  antisipasi-antisipasi  untuk menciptakan kondisi yang sedemikian sehingga semua tujuan dan kebutuhan dapat terpenuhi dalam situasi yang serba terbatas. Dalam Perencanaan Produksi kita menentukan urutan-urutan proses produksi, penggunaan mesin, prioritas pengiriman beserta jadwal-nya secara optimal dalam satuan batch/lot produksi yang paling ekonomis.

Ada dua macam perencanaan, prior planning dan active planning yang diterangkan sbb :

1. Prior Planning

Perencanaan pendahuluan atau rencana pra-produksi / Prior Planning. Prior Planning artinya berarti pra-perencanaan produksi atau rencana pra-produksi. Dimana termasuk semua perencanaan-perencanaan pendukung yang dibuat, sebelum membuat active planning.

Modul of Prior Planning atau kalau boleh diterjemahkan sebagai kerangka perencanaan pra produksi adalah sebagai berikut :

    1.   Product development and design.

Adalah proses pengembangan suatu produk baru dengan semua fitur-fiturnya yang penting dengan merangcang produk sesuai untuk penggunaannya yang efektip di lapangan.

Pada tahap desain ini, kita harus memperhatikan beberapa aspek desain seperti, desain untuk penjualan, desain untuk produksi : manufakturing, fabrikasi dll.

    2.   Forecasting

Forecasting adalah perkiraan terhadap permintaan produk di waktu yang akan datang. Perkiraan ini dibuat berdasarkan pada histori data permintaan di waktu lalu. Maka kita harus cermat dalam membuat estimasi.

Berawal dari sales forecast, kapasitas pabrik, tingkat keseluruhan persediaan (bahan), jumlah tenaga kerja manusia maka menejer harus memutuskan berapakah tingkat kapasitas produksi operasional pabrik dalam jangka waktu tertentu. 

    3.   Aggregate planning

Adalah perencanaan menyeluruh, yang bertujuan untuk menemukan product planning yang paling baik untuk jangka waktu tertentu.

    4.   Material Requirement Planning (MRP) / Perencanaan Kebutuhan Bahan.

MRP adalah teknik untuk menentukan kuantitas bahan dan timing-nya bagi sejumlah item yang diperlukan supaya master production schedule/jadual produksi induk bisa terpenuhi.

2. Active Planning

Rencana aktip atau rencana aktivitas produksi / Active Planning. Atau disebut juga rencana aktivitas produksi. Modul dari active planning atau kerangka perencanaan aktivitas produksi adalah sebagai berikut :

    1.   Process Planning & Routing

Adalah perencanaan proses dan routing proses dari produk/bahan. Process Planning & Routing adalah penentuan lengkap dari langkah-langkah teknologi proses yang spesifik beserta urut-urutannya untuk menghasilkan produk dengan kuantitas, kualitas dan biaya/cost yang dikehendaki.

Process Planning & Routing suatu produk itu berpengaruh pada :

   -  metode machinning/fabrikasi-nya,

   -  pemilihan tool dan peralatan/mesin perkakas yang dipakai,

   -  bagaimana proses pembuatan akan mengisi tempat di dalam fasilitas produksi yg tersedia,

Routing secara khusus mengatur work flow / alur kerja di pabrik dan hubungannya dengan pertimbangan tata letak, lokasi sementara untuk raw material dan benda kerja serta material handling system-nya.

    2.   Material Planning

Material Planning adalah adalah suatu perencanaan untuk menentukan volume/kuantiti raw material dan spare part dengan mengoptimalkan adanya komponen biaya lainnya, misalnya ongkos angkut, ongkos bongkat-muat, biaya pemesanan, dan sebagainya.

    3.   Tools Planning

Tools Planning atau perencanaan alat adalah menentukan tools yang diperlukan dalam suatu proses produksi. Adapun dengan pertimbangan pemilihan tools adalah sbb :

   -  spesifikasi proses yaitu panjang pemotongan, kedalaman lubang, surface finishing dsb.

   -  spesifikasi bahan misalnya jenis material, hardness, dimensi benda(Ø/t x p x l), bentuk dsb.

   -  spesifikasi mesin perkakas misalnya speed mesin, feed range, cut range dsb.

    4.   Loading

Loading adalah proses untuk menempatkan pekerjaan untuk beberapa mesin sehingga ada keseimbangan antara beban mesin satu dengan yang lain. Ini relatif tugas yang kompleks, yang dapat dikelola dengan bantuan prosedur heuristik yang efisien.

    5.   Scheduling

Scheduling atau disebut juga penjadwalan adalah pembebanan/loading  serta menentukan kapan dan urutan antrian job akan diselesaikan pada suatu work station. Schedulling memastikan / mem-fix-kan kapan job mulai dikerjakan dan kapan selesainya.

4. PHASES OF PRODUCTION PLANNING AND CONTROL

4. PHASES OF PRODUCTION PLANNING AND CONTROL
 

Perencanaan dan Pengendalian Produksi / Production Planning and Control (PPC) mempunyai tiga tahapan yaitu sebagai berikut :

A. Planning Phase   - Prior Planning       - Product Development
                                                             - Product Design
                                                             - Forecasting
                                                             - Aggregate Planning
                                                             - Master Schedulling
                                                             - Material Require Planning

                              - Active Planning     - Process Planning
                                                             - Routing
                                                             - Materials Planning
                                                             - Tools Planning
                                                             - Loading
                                                             - Schedulling

B. Action Phase                                    - Dispatching 

C. Control Phase  - Progress Reporting - Data Processing

                            - Corrective Action   - Expediting
                                                             - Re-planning

3. OBJECTIVES OF PRODUCTION PLANNING AND CONTROL

3. OBJECTIVES OF PRODUCTION PLANNING AND CONTROL
 

Tujuan dari Perencanaan dan Pengendalian Produksi / Product Planning and Control (PPC) adalah sebagai berikut :

1. Mencapai efisiensi tertinggi dalam produksi barang / jasa dengan kegiatan produksi yang terencana dengan sistematis.
2. Untuk mengatur fasilitas produksi seperti mesin, tenaga kerja, dll, untuk menuju produksi yang berhasil baik, dinyatakan dalam bentuk kuantitas, kualitas, waktu dan biaya.
3. Penjadualan  yang optimum dari sumber-sumber daya yang dimiliki.
4. Melancarkan aliran  produksi secara reguler dan seimbang secara kontinyu, dengan koordinasi yang baik dengan departemen yang terkait dengan produksi.
5. Memenuhi komitmen pengiriman / delivery time.
6. Adanya perencanaan dan pengendalian material.
7. Bisa menyesuaikan diri terhadap perubahan permintaan dan pesanan mendadak.

2. NEED FOR PRODUCTION PLANNING AND CONTROL

2. NEED FOR PRODUCTION PLANNING AND CONTROL

Skenario tekno-ekonomi India dan seharusnya juga Indonesia, dewasa ini menekankan pada daya saing atau keunggulan kompetitip di bidang manufaktur.

Industri harus merampingkan kegiatan produksi-nya dan mencapai pemanfaatan secara maksimum sumber-sumber daya perusahaan demi peningkatan produktivitas.

Perencanaan dan Pengendalian Produksi / Production Planning and Control (PPC) menjadi alat yang sangat berguna untuk mengkoordinasikan semua aktivitas sistem produksi dengan menggunakan perencanaan tepat dan sistem pengendalian yang baik.

Sistem Produksi dapat dibandingkan dengan sistem syaraf pada manusia dimana PPC adalah sebagai otaknya.

Perencanaan dan Pengendalian Produksi (PPC) bertujuan untuk memperoleh :

1. Pemanfaatan sumber-sumber daya perusahaan secara efektif.
2. Pencapaian tujuan-tujuan produksi dengan memperhatikan kualitas, kuantitas, biaya serta jadual pengiriman.
3. Kelancaran dari alur produksi agar bisa menjembatani antara permintaan customer yang variatif dengan komitment terhadap kualitas dan jadual pengiriman.
4. Untuk membantu perusahaan memasok customer dengan barang produk yang berkualitas secara berkesinambungan dengan tempo penyelesaian yang bersaing.

Perencanaan Produksi / Production Planning adalah aktifitas Pra Produksi. Pra Produksi merupakan awal penentuan bagi bermacam-macam kebutuhan pabrik seperti tenaga kerja manusia, material, mesin perkakas serta proses produksinya.

Ray mendefinisikan, Perencanaan Produksi / Production Planning adalah penentuan, penambahan serta pengaturan dari semua fasilitas yang diperlukan untuk memproduksi produk yang akan dibuat.

Perencanaan Produksi merupakan perwujudan dari sistem produksi. Satu bagian dari

Selain merencanaan sumber-sumber daya, Perencanaan produksi juga akan mengatur jalannya produksi.

Berdasarkan perkiraan demand untuk suatu produk, Perencanaan Produksi itu akan menetapkan program produksi untuk memenuhi target yang ditetapkan dengan menggunakan berbagai sumber daya..

Pengendalian Produksi / Production ControlTerlepas dari perencanaan hingga mendetail sampai ke menit-menitnya, sebagian besar waktu tersebut adalah tidak mungkin untuk mencapai produksi 100 persen sesuai rencana.

Ada mungkin faktor tak diperhitungkan yang mempengaruhi sistem produksi dan oleh karenanya ada penyimpangan dari rencana yang sebenarnya.

beberapa faktor yang berpengaruh diantaranya :

1. Ketidaktersediaan  material (karena kekurangan atau sebab lain).
2. Kerusakan fasilitas pabrik, peralatan pabrik dan mesin.
3. Perubahan permintaan dan pesanan yang terburu-buru.
4. Karyawan absent kerja dan
5. Kurangnya koordinasi dan komunikasi di antara berbagai fungsional bisnis.

Dengan demikian, jika ada penyimpangan antara produksi aktual dan produksi rencana, fungsi kontrol produksi masuk dan beraksi.

Pengendalian Produksi / Production Control melalui mekanisme kontrol dengan mencocokkan antara produksi aktuan dengan produksi rencana, mencoba mengambil tindakan korektif untuk mengembalikan produks aktual supaya sesuai denga produksi rencana.

Dengan demikian, Pengendalian Produksi / Production Control mengkaji kemajuan pekerjaan, dan mengambil langkah-langkah korektif untuk memastikan bahwa produksi yang diprogram terjadi.

Langkah penting dalam aksi pengendalian produksi adalah sbb :

1. Memulai produksi,
2. Teruskan produksi dan
3. Tindakan korektif berdasarkan umpan balik dan melaporkan kembali ke Pengendalian Produksi / Production Control.

1. PRODUCTION PLANNING AND CONTROL

PRODUCTION PLANNING AND CONTROL

1. INTRODUCTION AND MEANING

Production Planning and Control / Perencanaan dan Pengendalian Produksi (PPC) adalah merupakan alat yang tersedia bagi manajemen untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Dengan demikian, suatu sistem produksi dicakup oleh empat faktor yaitu : kuantitas, kualitas, biaya dan waktu.

Perencanaan Produksi bermula dari analisis terhadap data yang tersedia yaitu permintaan terhadap produk, jadual pengiriman dan lain lain. Dan berdasarkan pada informasi yang ada, skema pemanfaatan sumberdaya perusahaan seperti mesin material dan orang orang yang worked out demi mencapai target dengan cara-cara yang paling ekonomis.

Sekali rencana disiapkan, kemudian pelaksanaan eksekusi dari rencana dijalankan sesuai dengan rincian yang digariskan dalam rencana tersebut.

Pengendalian Produksi mulai beraksi jika ada penyimpangan/perbedaan antara yang sebenarnya dengan perencenaan. Tindakan koreksi diambil sedemikian rupa, dengan menggunakan teknik-teknik pengendalian, untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

Jadi Perencanaan dan Pengendalian Produksi bisa didefinisikan sebagai peng-arah-an dan peng-koordinasi-an sumber-sumber daya perusahaan untuk meraih keberhasilan dari tujuan-tujuan yang telah digariskan.

Perencanaan dan Pengendalian Produksi membantu jalannya aliran material yang melalui garis produksi supaya tidak terputus dengan mengusahakan supaya material bisa tersedia pada saat yang tepat dengan jumlah yang tepat pula.