6. OPERATIONS PLANNING AND SCHEDULING SYSTEMS

6. OPERATIONS PLANNING AND SCHEDULING SYSTEMS

Operation planning dan schedulling system itu terkait dengan volume dan waktu output, pemanfaatan kapasitas operasi pada tingkat yang diinginkan untuk efektivitas kompetitif. Sistem ini harus cocok bersama-sama kegiatan di berbagai tingkatan, dari atas ke bawah, dan saling mendukung satu sama lain, seperti yang ditunjukkan pada Gambar. 5.3. Perhatikan bahwa rentang waktu orientasi dari panjang ke pendek seperti yang kita progress-kan dari atas ke bawah secara hirarkis. Juga, pada tingkatan yang detail terinci dalam perencanaan rentang proses dari perencanaan global luas di awalnya sampai mendetail pada bagian bawahnya.
Operation Planning dan Schedulling System terdiri dari komponen-komponen dapat diterangkan  sbb :

    1.   THE BUSINESS PLAN

Business plan adalah statement yang mewakili aktivitas keseluruhan tingkat organisasi bisnis untuk enam sampai delapan belas bulan mendatang, biasanya dinyatakan dalam bentuk output (volume penjualan) untuk berbagai macam grup produk, atau per set individual produk, atau per lot / batch kapasitas dalam proses manufaktur. Business plan ini juga menentukan keseluruhan persediaan dan tingkat backlog yang akan dipertahankan selama periode perencanaan.

Business plan adalah suatu agreement antara semua bidang fungsional, diantaranya : finance, produksi, marketing, engineering, R & D, tentang semua tingkatan aktivitas dan hasil kerja yang mereka komitmen-kan untuk mendukung. 

Rencana bisnis tidak memperhatikan detail rincian dan waktu spesifik dari tindakan pelaksanaan rencana tersebut. Sebaliknya, akan menentukan sikap umum layak untuk bersaing untuk mencapai tujuan utama. Rencana yang dihasilkan adalah sebagai panduan tingkat bawah, yaitu keputusan yang lebih detail.

    2.   AGGREGATE PRODUCTION (OUTPUT) PLANNING

Proses untuk menentukan tingkat output dari suatu group produk dalam periode enam sampai delapan belas bulan mendatang dibuat secara mingguan atau bulanan. Proses ini meng-identifikasi-kan tingkat keseluruhan output untuk mendukung business plan. 

Rencana tersebut mengakui dan memperhitungkan adanya :

- kapasitas tetap yang tersedia dari divisi 

- keseluruhan kebijakan perusahaan untuk me-maintain dan menimbun atau mem-backlogs

   persediaan

- stabilitas pekerjaan dan subkontrak

    3.   AGGREGATE CAPACITY PLANNING

Ini adalah proses pengujian atau tes kelayakan terhadap rencana output keseluruhan atau aggregate capacty planning serta mengevaluasi pemanfaatan kapasitas keseluruhan. Suatu statement dari output yang diharapkan itu berguna hanya jika layak.
Dengan demikian, ini menunjukkan kemampuan perusahaan untuk men-supply dalam rangka memenuhi permintaan. Adapun aggregate capacity plan maka untuk setiap pabrik, fasilitas, atau divisi memerlukan aggregate capacity plan-nya tersendiri.

Kapasitas dan output harus seimbang, seperti yang ditunjukkan oleh tanda panah pada Gambar. 5.3.
Suatu rencana kapasitas / capacity plan menerjemahkan rencana output ke istilah masukan, mendekati berapa banyak kapasitas divisi akan ditampung. Meskipun kapasitas dasar-nya tetap, manajemen dapat memanipulasi kapasitas dalam jangka pendek, dengan cara sbb :

- menyebarkan tenaga kerja mereka

- dengan subkontrak

- atau dengan menggunakan kerja shift untuk meng-adjust waktu dan output keseluruhan.

Walhasil, proses aggregate planning men-seimbang-kan tingkat output, keterbatasan kapasitas, dan adjustment kapasitas sementara untuk memenuhi permintaan dan memanfaatkan kapasitas pada tingkat yang diinginkan selama bulan-bulan mendatang.

Rencana yang dihasilkan ini menetapkan batasan pada jadwal produksi induk / master production schedule.

     4.   MASTER PRODUCTION SCHEDULING (MPS)

MPS adalah jadwal yang menunjukkan minggu demi minggu, tentang berapa banyakkah dari setiap produk harus diproduksi sesuai dengan pesanan pelanggan dan prakiraan / forecast permintaan.
Tujuannya adalah untuk memenuhi permintaan untuk produk individual dalam produk group.
Ini tingkat yang lebih rinci dari disaggregates planning atas produk group menjadi produk individual dan menunjukkan pada saat produk tersebut akan dibuat.
MPS merupakan link penghubung yang penting antara marketing dan produksi. MPS ini bisa menunjukkan saat order penjualan masuk dapat dijadwalkan ke dalam produksi, dan ketika setiap shipment dapat dijadwalkan untuk pengiriman.
MPS ini juga memperhitungkan penimbunan / backlogs sehingga jadwal produksi dan pengiriman menjadi realistis.

    5.   RESOURCE REQUIREMENT PLANNING

Perencanaan kebutuhan sumber daya / resource require planning (rough-cut capacity planning) adalah proses pengujian kelayakan jadwal induk produksi dalam hal kapasitas.
Langkah ini memastikan bahwa MPS yang diusulkan, tidak dengan sengaja meng-overload : departemen kunci, work station, atau mesin perkakas, membuat MPS tidak bisa dijalankan.

 

    6.   MATERIAL REQUIREMENT PLANNING

Perencanaan kebutuhan bahan / material requirement planning (MRP) adalah suatu sistem perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material berbasis tahapan waktu, kapan saat melepaskan material danb  kapansaatnya menerima bahan-bahan yang memungkinkan jadwal produksi induk / master production schedule untuk dilaksanakan.
Dengan demikian, jadwal produksi induk adalah pengendali dari material requirement planning. MRP yang menyediakan informasi seperti tanggal jatuh tempo untuk komponen yang kemudian digunakan untuk kontrol shop floor.
Setelah informasi ini tersedia, maka memungkinkan manajer untuk memperkirakan kebutuhan secara rinci untuk setiap work station.

    7.   CAPACITY REQUIREMENT PLANNING

Perencanaan kapasitas kebutuhan / capacity requirement planning (CRP) adalah suatu proses iteratif yang berulang dari pe-modifikasi-an MPS atau sumber daya yang direncanakan untuk membuat kapasitas konsisten terhadap jadwal produksi.
CRP adalah proses pendamping yang digunakan dengan MRP untuk mengidentifikasi secara rinci kapasitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan perencanaan kebutuhan material / MRP.
Pada tingkat ini, perbandingan lebih akurat dari kapasitas antara yang tersedia dan dibutuhkan, untuk beban kerja terjadwal yang memungkinkan.

    8.   SHOP FLOOR CONTROL

Shop floor control melibatkan kegiatan yang melaksanakan dan mengendalikan operasi produksi yaitu loading, sequencing, penjadwalan rinci dan perpindahan pekerjaan dalam produksi.
Shop floor control ini mengkoordinasikan pekerjaan mingguan dan harian yang harus dilakukan. Pekerjaan individu yang ditugaskan untuk mesin dan work station (loading), urutan proses pekerjaan menurut prioritas yang ditentukan, memulai produksi dan tugas pekerjaan untuk setiap step pengolahan yang diputuskan (penjadwalan rinci) dan bahan baku dan aliran kerja dari work station ke ke yang lain dipantau dan disesuaikan (ekspedisi).

    9.   LOADING

Setiap pekerjaan (order pelanggan) mungkin memiliki spesifikasi produk yang unik dan, karenanya, adalah unik melalui berbagai work station  dalam fasilitas produksi. Jika suatu order pekerjaan baru dirilis, maka order itu dialokasikan di antara work station, sehingga membentuk berapa banyak beban kerja setiap work station yang harus ditanggung selama periode perencanaan tersebut. Tugas ini dikenal sebagai pembebanan / loading (kadang-kadang disebut pemuatan mesin atau beban mesin).

  10.   SEQUENCING

Tahap ini menetapkan prioritas untuk pekerjaan dalam antrian (waiting lines) di work station.Urutan prioritas menentukan urutan pekerjaan yang menunggu diproses, ini memerlukan aturan penerapan pengurutan prioritas.

  11.   DETAILED SCHEDULING

Penjadwalan rinci menentukan waktu mulai, waktu selesai dan tugas kerja untuk semua pekerjaan di setiap work station. Waktu kalender ditentukan ketika job order, karyawan, dan bahan (sebagai input), serta penyelesaian pekerjaan (sebagai output), harus terjadi di setiap work station.
Dengan memperkirakan berapa lama setiap pekerjaan yang diperlukan untuk selesai dan kapan itu jatuh tempo, pembuat jadwal dapat membuat tanggal awal dan akhir dan mengembangkan satu jadwal yang rinci.

  12.   EXPEDITING

Expediting adalah proses pelacakan kemajuan pekerjaan dan mengambil tindakan-tindakan khusus untuk memindahkannya melalui fasilitas. Dalam pelacakan kemajuan pekerjaan ini, tindakan khusus mungkin diperlukan untuk menjaga pekerjaan bergerak melalui fasilitas produksi tepat pada waktunya.
Manufaktur atau layanan operasi, breakdown peralatan, bahan tidak tersedia, perubahan prioritas pada menit-menit terakhir, memaksa manajer untuk menyimpang dari rencana dan jadwal dan mempercepat pekerjaan penting secara penanganan khusus.

  13.   INPUT/OUTPUT CONTROL

Input / output kontrol yang terkait dengan kegiatan pemantauan pemanfaatan aktual vs perencanaan kapasitas work station ini.
Output rencana dan jadwal memenuhi, untuk tingkat tertentu, kapasitas di work station, tetapi pemanfaatan / utilitas-nya yang sebenarnya mungkin berbeda dari apa yang direncanakan.
Pemanfaatan kapasitas work station aktual vs perencanaan dapat dipantau dengan menggunakan input-output laporan dan, ketika terdapat perbedaan, penyesuaian dapat dilakukan.
Komponen penting dari perencanaan operasi dan sistem penjadwalan akan dijelaskan secara rinci dalam paragraf berikutnya.

5.1. Parameters for PPC

5.1 Parameters for PPC
Fungsi / tugas PPC dapat dijelaskan dengan parameter berikut:
    1.   Material

Bahan baku, suku cadang dan komponen pembelian haruslah tersedia dalam jumlah yang diperlukan dan pada waktu yang diperlukan untuk memastikan dengan betul awal dan akhir setiap operasi sehingga produksi tetap berjalan kontinyu tanpa terganggu.
Fungsi ini mencakup : men-spesifikasi-kan bahan (kualitas dan kuantitas), tanggal pengiriman, reduksi terhadap standar, pengadaan barang dan keputusan membuat atau membeli.

    2.   Machines and equipment :

Fungsi ini terkait dengan analisis secara rinci tentang fasilitas produksi yang tersedia, perbaikan / down time peralatan, kebijakan prosedur dan jadwal pemeliharaan. terkait dengan penghematan jig dan fixture, serta ketersediaan peralatan.
Dengan demikian, tugas meliputi analisis ketersediaan sarana dan membuat mereka dengan minimum down time akibat kerusakan.

    3.   Methods :

Fungsi ini berkaitan dengan analisis alternatif dan pemilihan metode terbaik dengan pertimbangan kendala yang ada.
Mengembangkan spesifikasi untuk proses merupakan aspek penting dari PPC dan penentuan urutan operasi.

    4.   Process planning (Routing) :

Fungsi ini berkaitan dengan pemilihan jalur atau rute material yang harus diikuti, hinggamaterial berubah menjadi produk jadi. Tugas-tugasnya adalah meliputi :
(a) Penelusuran / fixation jalur perjalanan dengan mempertimbangkan tata letak.
(b) Memecah / mem-break down operasi untuk mendefinisikan setiap operasi dengan detail.
(c) Menentukan set up waktu dan waktu proses / process time untuk setiap operasi.

    5.   Estimating :

Setelah keseluruhan metode dan urutan operasi sudah fixed dan process sheet untuk setiap operasi memungkinkan untuk dibuat, maka waktu operasi / operation time mulai di- estimasi-kan.
Fungsi ini dilakukan dengan menggunakan analisis operasi yang ekstensif bersama dengan pemilihan method (lihat point 3 di atas) dan routing serta waktu standar untuk operasi ditetapkan dengan menggunakan teknik pengukuran kerja / work measurement.

    6.   Loading and scheduling :

Penjadwalan berkaitan dengan persiapan pembebanan mesin dan fiksasi dari tanggal mulai hingga tanggal penyelesaian untuk setiap operasi.
Mesin harus dimuati sesuai dengan kemampuannya melakukan tugas yang diberikan dan harus sesuai dengan kapasitas mereka. Dengan demikian tugas loading & scheduling meliputi:
(a) Loading / memuati mesin sesuai kemampuan dan kapasitas.
(b) Menentukan awal dan waktu penyelesaian untuk setiap operasi.
(c) Ber-koordinasi dengan departemen penjualan mengenai jadwal pengiriman.

    7.   Dispatching :

Ini adalah tahap eksekusi perencanaan. Ini adalah proses setting kegiatan produksi untuk bergerak dengan melalui order dan instruksi.
Ini wewenang awal  produksi dengan mengeluarkan material, komponen, peralatan / tools, perlengkapan dan lembar instruksi / instruktion sheet  kepada operator. Aktivitas ini meliputi :
(a) Untuk menetapkan pekerjaan yang pasti untuk mesin yang pasti, work station dan

      operator-nya.
(b) Untuk mengeluarkan material yang diperlukan dari gudang.
(c) Untuk mengeluarkan jig, fixture dan memastikannya tersedia pada titik penggunaan yang

      tepat.
(d) Mengeluarkan perintah kerja / work order yang diperlukan, time ticket, dll, untuk 

      mengotorisasi secara tepat mulai tepat waktu operasi.
(e) Untuk merekam waktu mulai dan waktu selesainya setiap pekerjaan pada setiap mesin dan

     atau oleh setiap operator.

    8.   Expediting :

Ini adalah alat kontrol yang membuat pengamatan dari dekat tentang kemajuan pekerjaan. Ini adalah langkah logis setelah pengiriman yang disebut 'follow-up' (tindak lanjut).
Ini koordinasi yang ekstensif untuk melaksanakan production plan / rencana produksi. Kemajuan fungsi ini dapat dibagi menjadi tiga bagian, yakni :

 - tindak lanjut dari material,

 - tindak lanjut dari work in process / barang dalam proses 

 - dan tindak lanjut dari assembling / perakitan.
Tugas meliputi:
(a) Identifikasi bottleneck / hambatan dan penundaan dan gangguan karena yang jadwal

     produksi dapat terhambat.
(b) Untuk menyusun rencana aksi (langkah antisipasi) untuk mengoreksi kesalahan.
(c) Untuk melihat bahwa tingkat laju produksi sesuai dengan jadwal.

    9.   Inspection :

Ini adalah alat kontrol utama. Meskipun aspek pengendalian kualitas adalah fungsi yang terpisah, ini adalah sangat penting untuk PPC baik untuk eksekusi rencana saat tersebut maupun untuk ruang lingkup perencanaan masa depan.
Hal ini sebagai dasar untuk mengetahui keterbatasan berbagai hal : metode, proses, dll, yang sangat berguna untuk tahap evaluasi.

  10.  Evaluation :

Tahap ini, meskipun diabaikan adalah penting untuk peningkatan efisiensi produktivitas. Sebuah analisis menyeluruh dari semua faktor yang mempengaruhi perencanaan dan pengendalian produksi / produk planning and control membantu untuk mengidentifikasi titik-titik lemah dan tindakan korektif sehubungan dengan pre-planning dan planning akan dipengaruhi oleh umpan balik. Keberhasilan langkah ini tergantung pada pengumpulan komunikasi, data dan informasi dan analisis.

5. FUNCTIONS OF PRODUCTION PLANNING AND CONTROL

5. FUNCTIONS OF PRODUCTION PLANNING AND CONTROL

Fungsi / tugas dari perencanaan dan pengendalian produksi atau production planning and controlling (PPC) dapat dibagi dalam 3 macam :

Functions of production planning and controlling is classified into:

1. Fungsi pre-planning atau pra-perencanaan.
2. Fungsi planning atau perencanaan.
3. Fungsi control atau pengendalian.

 Fungsi-fungsi dari PPC digambarkan  pada gambar  5.2.

    1.   PRE-PLANNING FUNCTION

Pre-planning adalah perencanaan tingkat makro dan berhubungan dengan analisis data dan merupakan garis besar kebijakan perencanaan berdasarkan perkiraan demand, analisis pasar serta desain & pengembangan produk. Tahap ini berkaitan dengan process design (proses-proses  dan development baru, kebijakan baru tentang : mesin/tool dan penggantian alur kerja  & tata letak pabrik / plant lay out). Fungsi pra-perencanaan PPC berkaitan dgn pengambilan keputusan sehubungan dengan metode, mesin dan alur kerja yang terkait dengan ketersediaan, cakupan dan kapasitas.

    2.   PLANNING FUNCTION

Fungsi planning pertama-tama dimulai dengan menentukan tugas-tugas manakah yang harus diselesaikan, dengan menggunakan analisis empat M, yaitu, Mesin, Metode, Material dan Man power. Kemudian diikuti dengan proses perencanaan (routing). Dengan mempertimbangkan Jangka pendek (waktu dekat) dan jangka panjang-nya serta standardisasi, penyederhanaan produk dan proses.

    3.   CONTROL FUNCTION

Fase kontrol dipengaruhi oleh pengendalian terhadap dispatching, inspeksi dan peepindahan material dan, analisis barang dalam proses / work in process. Akhirnya, evaluasi siklus PPC secara lengkap dan tindakan korektif yang diambil melalui umpan balik dari analisis. Suatu komunikasi yang baik  dengan sistem umpan balik-nya sangat penting untuk meningkatkan dan memastikan efektivitas PPC.