10.2. Process of Capacity Planning

10.2. Proses Perencanaan Kapasitas / Process of Capacity Planning

Perencanaan kapasitas berkaitan dengan mendefinisikan kebutuhan kapasitas jangka panjang dan jangka pendek dari suatu perusahaan dan menentukan bagaimana kebutuhan itu akan terpenuhi dengan memuaskan. Keputusan dalam perencanaan kapasitas diambil berdasarkan demand konsumen dan ini digabung dengan sumber daya manusia, material dan keuangan perusahaan.
Kebutuhan kapasitas dapat ditinjau dari dua sudut pandang  strategi kapasitas jangka panjang dan strategi kapasitas jangka pendek.

    1.   LONG-TERM CAPACITY STRATEGIES

Dalam hal kebutuhan kapasitas dalam jangka panjang, maka akan  lebih sulit untuk menentukan karena demand serta teknologi di masa mendatang tidak dapat dipastikan. Peramalan / forecasting selama lima atau sepuluh tahun ke depan lebih berisiko dan lebih sulit. Bahkan kadang-kadang produk perusahaan saat ini mungkin tidak ada lagi di masa depan. Kebutuhan kapasitas dalam jangka panjang tergantung pada rencana pemasaran, pengembangan produk dan daur hidup produk. 

Perencanaan jangka panjang kapasitas berkaitan dengan cara kita mengakomodasikan perubahan besar yang sangat mempengaruhi keseluruhan produk output dalam jangka panjang pula. 

Tanggung jawab utama manajemen adalah melakukan penilaian terhadap lingkungan pemasaran / marketing environmental dan melaksanakan rencana kapasitas jangka panjang secara sistematis.
Parameter yang mempengaruhi keputusan strategi kapasitas dalam jangka panjang.

    1.   Multiple products

Perusahaan yang memproduksi lebih dari satu jenis produk memakai fasilitas yang sama supaya untungnya besar. Pembuatan beberapa produk sekaligus akan mengurangi risiko kegagalan. Memiliki lebih dari satu produk membantu para perencana kapasitas bekerja dengan baik. Karena produk dalam berbagai tahap daur-hidupnya, lebih mudah untuk dijadwalkan supaya mendapatkan utilisasi kapasitas yang maksimal.

    2.   Phasing in capacity

Dalam industri teknologi tinggi, dan industri di mana perkembangan technology  sangat cepat, tingkat ke-usang-an adalah tinggi. Produk harus dibawa ke pasar dengan cepat. Waktu untuk membangun fasilitas akan lama dan tidak ada banyak waktu sedangkan produk harus diperkenalkan ke pasar dengan cepat. Berikut solusinya adalah fase dalam kapasitas secara modular.

Beberapa komitmen dibuat untuk mengumpulkan dana dan para sumberdaya manusia yang diperuntukan bagi fasilitas selama periode 3-5 tahun. 

Ini adalah cara yang efektif untuk memanfaatkan terobosan teknologi.

    3.   Phasing out capacity

Fasilitas produksi yang usang menyebabkan banyak down time bahkan penutupan pabrik. Dampak dari penutupan tidak terbatas hanya pada cost pabrik dan mesin saja namun ada juga dampaknya ke masyarakat. Dengan demikian, pentahapan di sini dilakukan dengan cara humanistik tanpa mempengaruhi masyarakat.
Opsi-opsi pentahapan membuat pengaturan alternatif untuk orang-orang seperti menggeser mereka ke pekerjaan lain atau ke lokasi lain, kompensasi karyawan, dll.

2. SHORT-TERM CAPACITY S TRATEGIES

Para Manajer sering menggunakan perkiraan demand  produk untuk menghitung beban kerja harus ditangani oleh suatu fasilitas dalam jangka waktu yang pendek. Manajer melihat ke depan hingga 12 bulan, untuk mengantisipasi yang kebutuhan output untuk berbagai produk barang dan jasa. Lalu Manajer membandinkan antara kebutuhan dengan kapasitas yang ada dan kemudian mengambil keputusan pada saat diperlukan adjustment terhadap kapasitas.

Untuk jangka waktu pendek sampai satu tahun, kapasitas dasar adalah tetap. Fasilitas utama juga tidak akan berubah. Banyak adjustment dalam jangka pendek dilakukan untuk menaikkan atau menurunkan kapasitas sejauh yang mungkin. Adjustment yang diperlukan tergantung pada proses seperti : 

 - apakah itu padat modal / capital intensive atau,

 -  padat karya / labour intensif atau,

 - apakah hasil produksi disimpan sebagai persediaan.

Proses padat modal tergantung pada fasilitas fisik, pabrik dan peralatan. Kapasitas jangka pendek dapat disetel dengan mengoperasikan fasilitas ini lebih atau kurang intensif dari biasanya. Dalam proses padat karya jangka pendek kapasitas dapat diubah dengan merumahkan atau mempekerjakan orang atau dengan memberikan lembur untuk pekerja. Strategi untuk mengubah kapasitas juga tergantung pada berapa lama hasil produksi tersebut dapat disimpan sebagai persediaan.

Capital intensive processes depend on physical facilities, plant and equipment. Short-term capacity can be modified by operating these facilities more or less intensively than normal. In labour intensive processes short-term capacity can be changed by laying off or hiring people or by giving overtime to workers. The strategies for changing capacity also depend upon how long the product can be stored as inventory.

Strategi jangka pendek kapasitas adalah sbb : :

    1.   Persediaan / Inventories

Stok barang jadi selama periode slack / sepi untuk memenuhi permintaan selama periode puncak.

    2.   Jatah stock / Backlog

Selama periode puncak, pelanggan diminta untuk menunggu dan pesanan mereka dipenuhi setelah periode demand yang memuncak telah berlalu.

    3.   Pekerja tidak tetap (rekrut atau pecat) / Employment level (hiring or firing)

Mempekerjakan karyawan tambahan selama periode demand puncak dan karyawan PHK setelah penurunan demand.

    4.   pelatihan karyawan / Employee training

Mengembangkan karyawan yang multi-terampil, punya banyak keahlian melalui pelatihan sehingga mereka dapat rotasi pada pekerjaan yang berbeda. karyawan yang multi skill, punya banyak keahlian, sebagai alternatif untuk tetap mempekerjakan karyawan.

    5.   Sub Kontrak / Subcontracting

Selama periode puncak, menyewa kapasitas milik perusahaan lain untuk sementara untuk membuat komponen-komponen atau produk.

    6.   Process design

Perubahan isi pekerjaan dengan mendesain ulang pekerjaan.

10.1. Measurement of Capacity Planning

10.1. Measurement of Capacity Planning

Kapasitas dari unit manufaktur dapat dinyatakan dalam jumlah unit output per periode waktu. Dalam beberapa situasi pengukuran kapasitas lebih rumit ketika mereka memproduksi beberapa jenis produk. Dalam situasi seperti itu, kapasitas dinyatakan sebagai orang-jam atau jam mesin.
Hubungan antara kapasitas dan output ditunjukkan pada Gambar. 5.6.

    1.   Kapasitas desain / design capacity

Adalah kapasitas suatu fasilitas yang dirancang atau direkayasa dengan tingkat output barang atau jasa pada kondisi normal padakondisi skala penuh operasi.
Misalnya, kapasitas yang dirancang dari pabrik semen adalah 100 Ton per hari. Kapasitas pabrik gula adalah 150 ton tebu giling per hari.

    2.   Kapasitas sistem / System capacity

Kapasitas sistem adalah output maksimum dari suatu produk tertentu atau produk gabungan antara pekerja dan mesin yang mampu memproduksi sebagai suatu sistem kesatuan yang utuh.
Kapasitas sistem kurang dari kapasitas desain atau paling banter sama, karena keterbatasan bauran produk, spesifikasi kualitas, kerusakan / breakdown. Yang sebenarnya bahkan kurang karena banyak faktor yang mempengaruhi output seperti actual demand, karena downtime mesin / peralatan kegagalan, pekerja mbolos dsb.
Kapasitas sistem kurang dari kapasitas desain karena faktor jauhnya jarak yang tak terkendali. Output aktual masih berkurang karena pengaruh jangka pendek / insidentil seperti, kerusakan peralatan, inefisiensi tenaga kerja. Efisiensi sistem dinyatakan sebagai rasio output aktual yang diukur dengan kapasitas sistem.

    3.   Licensed capacity / kapasitas yang diizinkan

Kapasitas lisensi oleh badan pengatur atau berbagai otoritas pemerintah. Ini adalah keterbatasan pada output dilakukan oleh pemerintah.

    4.   Installed capacity / kapasitas terpasang

Kapasitas yang disediakan pada saat instalasi pabrik disebut kapasitas terpasang.

    5.   Rated capacity

Kapasitas yang diukur berdasarkan pada tingkat produksi tertinggi yang ditetapkan oleh uji coba / trial secara aktual disebut sebagai rated capacity.

10. CAPACITY PLANNING

10. CAPACITY PLANNING

Desain sistem produksi meliputi perencanaan untuk input, proses konversi dan output dari operasi produksi.
Pengelolaan kapasitas secara efektif adalah tanggung jawab terpenting dari manajemen produksi.
Tujuan dari manajemen kapasitas (yaitu, perencanaan dan pengendalian kapasitas) adalah untuk mencari kesesuaian / keseimbangan antara level operasional terhadap permintaan /demand.

Perencanaan kapasitas yang akan dilakukan tetap memikirkan pertumbuhan masa depan dan rencana ekspansi, tren pasar, peramalan penjualan, dll. Ini bisa dibilang tugas yang sederhana bila hanya merencanakan kapasitas dengan demand yang tetap stabil. 

Tapi dalam prakteknya, jarang ada demand yang stabil. Fluktuasi permintaan menciptakan masalah mengenai pengadaan sumber daya untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Penentuan kapasitas adalah keputusan natural yang bersifat strategis. Kapasitas adalah tingkat kemampuan produktifitas fasilitas produksi. Kapasitas biasanya dinyatakan sebagai volume output per periode waktu tertentu.

Para Manajer produksi lebih perduli pada kapasitas untuk alasan-alasan sebagai berikut :
  - Butuh kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu.
  - Kapasitas berpengaruh pada efisiensi biaya operasi.
  - Kapasitas mempengaruhi scheduling system.
  - Menambah kapasitas butuh investasi. 

Perencanaan kapasitas adalah langkah awal perusahaan ketika akan memutuskan untuk menambah produksi atau membuat produk baru.